L’abbiamo già detto ma preferiamo ripeterlo! Non andare oltre il mese di settembre per presentare almeno tre proposte di format differenti con le relative quotazioni: più varie nel genere e dettagliate saranno i progetti presentati, meglio ci si potrà poi concentrare su quella che riterrai la migliore. Maggiore l’anticipo, migliore sarà il prezzo della location, la possibilità di avere un menù personalizzato ed un pacchetto di intrattenimento come lo desideri tu.

Forse questo dovrebbe essere al primo posto dei consigli utili. Devi definire subito e bene quale sia il budget su cui puoi contare e, partendo da questa cifra, andare ad allocarlo in base alle priorità che ritieni siano il DNA della tua azienda.

Sai che il tuo titolare è particolarmente attento al menù e alla scelta dei vini?
Magari risparmia sull’intrattenimento ma non lesinare a tavola!

Puoi contare su un gruppo di colleghi euforici e veri e propri trascinatori a cui piace divertirsi e fare festa?
In questo caso puoi proporre anche un semplice aperitivo rinforzato con dei punti di appoggio, ma non risparmiare sull’artistico e predisponi un dj e animatore che “accenda” gli animi.

In funzione del budget accordato, sarà poi necessario decidere se è possibile invitare solo i colleghi, oppure estendere l’invito anche ai familiari o anche ai clienti dell’azienda. Scelta difficile, ma fondamentale per arrivare al risultato di soddisfazione degli ospiti.
Infine ti consiglio di tenere un po' del tuo budget in cassa per le spese non preventivate dell’ultimo minuto, che sicuramente non mancheranno

Per avere un’adesione alta al tuo evento, devi scegliere la miglior data possibile.

Calendario alla mano, devi tener presente di eventuali impegni lavorativi già pianificati a dicembre, come fiere o trasferte; devi escludere i giorni a ridosso dell’8 dicembre e di un possibile ponte; evitare giorni come il venerdì, il sabato e la domenica sera in quanto dedicati preferibilmente ad impegni natalizi familiari e non professionali; devi addirittura informarti se nella data selezionata ci saranno eventi sportivi importanti!

Voglio darti un consiglio: non chiedere una preferenza agli invitati! Si aprirebbe un dibattito “all’italiana” che durerebbe fino all’Epifania, senza peraltro arrivare ad un quorum. Decidi tu secondo i criteri sopra esposti e poi comunica agli invitati chiedendo già in prima battuta un feed-back sulla disponibilità. Sarà tua cura fare un recall dell’evento un mese prima dell’evento chiedendo ulteriore conferma.

Un consiglio su tutti: anche se hai la fortuna di avere in azienda spazi moderni ed accoglienti, rompi gli schemi ed esci dall'abituale luogo di lavoro. È in questi momenti che gli invitati riusciranno a vedersi non come “colleghi” ma come “persone”. Per scegliere quindi la location più adatta alle tue esigenze e al tuo budget, seleziona le strutture che già conosci e che ti sembrano la più attrattive e individuane altre cercando in internet.

Evita a priori impegnative trasferte fuori porta: serve un posto facilmente raggiungibile, ben segnalato, con un comodo parcheggio nelle vicinanze e che sia baricentrico alla maggior parte degli invitati; fornisci anche una cartina con le indicazioni, magari utilizzando le app che oggi tutti abbiamo nel nostro smartphone.

Fatto tutto ciò, segui questo schema per ogni location: Preventivo – Visita location – Esame dell’offerta ricevuta
L’ultimo punto viene spesso trascurato: prima di firmare un’offerta occorre capire bene cosa sia incluso e cosa escluso. Mi riferisco al personale che sarà dedicato al vostro evento, alle attrezzature tecniche messe a disposizione, all'intrattenimento e ad eventuali addobbi degli ambienti.

Fino a qui hai azzeccato tutte le scelte. Location meravigliosa! Ambiente accogliente! Adesione pressoché totale e tanta aspettativa per la festa di Natale che tutti aspettano come una sorpresa! E ci sei riuscito!

È quindi il momento di sedersi a tavola per essere serviti, o di disporsi intorno ad un buffet invitante oppure di assaggiare degli amouse-bouche offerti sui vassoi dei camerieri che girano tra gli invitati… è il momento della verità! Quello per cui sarete giudicati in modo spietato dai colleghi che dismetteranno i panni amministrativi, commerciali, di produzione e diverranno tutti master chef pronti a giudicare materie prime, tempi di cottura, abbinamenti eno-gastronomici, impiattamenti e ogni altro dettaglio.

A prescindere se la formula del servizio sarà a buffet o al tavolo, questa scelta dipende infatti dalla disponibilità e dal tenore che si vuole dare all'evento, mi sento di consigliarti una selezione di piatti semplici, della nostra tradizione, genuini, tipici della stagione invernale, natalizi. È vietato ogni esperimento etnico, e più in generale ogni esercizio di originalità: è Natale!
Tutto risulta fuori luogo se non in linea con l’atmosfera del Natale, dove sono predominanti le tradizioni, il rosso, i regali e l’albero illuminato. Affettati di pregio e altre delicatezze gastronomiche accompagnate da prodotti da forno home made, risotti o tortellini, pesce di pregio, arrosti, o anche un cotechino e per finire un immancabile panettone artigianale con le sue creme. Non dobbiamo stupire con piatti “forzatamente originali”, ma “magistralmente preparati” partendo da materie prime che si identifichino subito, pur nella loro semplicità, come non dozzinali e di pregio.

Come per il punto precedente, al centro dell’evento consiglio il “bere italiano”. Troppo spesso dimentichiamo che non solo la cucina italiana, ma anche il mondo del drink si trova al vertice mondiale per qualità e varietà di proposte: sia i vini, sia i miscelati appartengono ad una tradizione italiana che si è affermata in tutto il mondo facendo scuola.

Made in Italy quindi per l’aperitivo con il Martini cocktail, il Negroni, lo Sbagliato e lo Spritz e avanti per la cena con i nostri importanti vini rossi e con gli spumanti metodo classico, questi ultimi poi, indicati anche a tutto tondo: dall'aperitivo al dolce! Cerca di concordare precisamente con la location che hai scelto la quantità di vino e di superalcolici compresi nella cifra concordata ma soprattutto informa gli invitati di quanto è a loro offerto e di eventuali extra di cui l’azienda non si farà carico.

Se non si definiscono bene questi confini, in un evento con 100 invitati non sarà difficile vedersi conteggiati a fine evento 20 bottiglie di vino extra, 40 amari a fine cena e un centinaio di drink non preventivati con inevitabili polemiche e strascichi poco piacevoli di cui dovrai assumerti la responsabilità.

Anche se sembra una banalità, presta molta attenzione alla parte di intrattenimento della serata: c’è un preciso iter da seguire per portare gli invitati a divertirsi e a lasciarsi coinvolgere da quell'atmosfera che con tanta cura hai deciso di pianificare. Ricordati che a tavola vince la convivialità, non la musica o qualsiasi cosa possa disturbare un sano chiacchierare. Va bene quindi un intrattenimento in fase di accoglienza specialmente se hai previsto un aperitivo standing, ma, una volta a tavola, niente più di un sottofondo musicale, quasi impercettibile.
Più alzerai la musica, più gli invitati alzeranno la voce per sentirsi l’un l’altro in un’escalation di volume che arriverà al disturbo.

Ben accetto e opportuno un breve discorso di ringraziamento ma attenzione al momento che si sceglie per dare la parola a chi deve ringraziare i presenti e fare gli auguri. Concorda con il catering una scaletta precisa perché una scelta non pianificata potrebbe causare un disastro!

Vuoi un esempio? Pensa al titolare dell’azienda che si dilunga per soli 10 minuti prima del servizio di un risotto…
Chi ha il coraggio di interromperlo?
Ma il risotto non aspetta…. Dopo i 30 minuti della preparazione espressa, tutti gli sforzi dello chef per avere la cottura al punto del riso, con 10 minuti di attesa extra saranno vanificati. Il risotto risulterà stracotto con tutte le critiche che ne conseguono. Sicuramente concordare con il responsabile della location il momento dello speech permetterà una maggiore flessibilità al relatore che, se anche dovesse esagerare un pochino con il suo intervento, non comprometterà la qualità della cena e la riuscita dell’evento.

Consiglio già durante il dolce di far salire un po’ i toni dell'entertainment e, con un bel brindisi, di dare inizio ai festeggiamenti.

Sul tipo di intrattenimento da proporre…. massima libertà.
Poche indicazioni: la scelta di un dj è sicuramente più versatile; può velocemente accontentare tutti i presenti spaziando dagli anni 60 alla musica più contemporanea. Un dj per un evento aziendale può costare dai 250 agli 800 euro in funzione della sua professionalità e della attrezzatura propria che dovrà portare. L’intervento di una band è certamente meno versatile ma, se di buon livello e specializzata in feste e eventi, saprà coinvolgere e far ballare davvero tutti.

I costi per una band partono dai 600 fino ai 2.000 euro in base agli stessi criteri espressi per i costi di un dj.
Per chi se lo può permettere è indicato anche un ospite, magari un comico televisivo, ma in questo caso i budget diventano davvero importanti.
Così come avete definito i dettagli del menù e della drink list, accertatevi sulle dotazioni tecniche già presenti nella location: se sono adeguate alle esigenze della parte artistica che avete previsto e comprese nell'offerta dell’evento vi faranno risparmiare sul cachet degli artisti. Se, al contrario, capite che non corrispondono alle richieste della parte artistica, concordate con questi ultimi un prezzo all-in e ribaltate su di loro la fornitura di quanto è loro necessario per una buona riuscita dello show.